|
Klik PLAY untuk Mendengarkan Berita
Getting your Trinity Audio player ready...
|
PALANGKA RAYA SEMAKIN KEREN – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) Kota Palangka Raya menggelar fasilitasi pemeliharaan arsip aktif menggunakan Aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Nasional Dinamis). Kegiatan yang diikuti oleh staf pengelola arsip dari berbagai Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) ini bertujuan meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan arsip di lingkungan Pemerintah Kota Palangka Raya.
Pengelolaan arsip yang baik merupakan bagian penting dari tata kelola pemerintahan yang profesional. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi administrasi, tetapi juga sebagai memori kolektif organisasi yang memiliki nilai strategis dalam pengambilan keputusan, akuntabilitas, serta pelestarian sejarah birokrasi.
Aplikasi SRIKANDI merupakan sistem informasi kearsipan berbasis digital yang dikembangkan untuk mempermudah pengelolaan arsip secara terintegrasi. Aplikasi ini mencakup fitur-fitur seperti pencatatan arsip, klasifikasi dokumen, retensi arsip, peminjaman dokumen, hingga penyusutan arsip yang semuanya dapat dilakukan secara digital dan termonitor dengan baik.
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Palangka Raya dalam pembukaan kegiatan ini menekankan pentingnya transformasi digital dalam pengelolaan arsip. Ia menyatakan bahwa sistem manual yang selama ini digunakan sering menghadapi kendala seperti kesulitan pencarian dokumen, risiko kerusakan fisik arsip, serta keterbatasan ruang penyimpanan.
“Pengelolaan arsip secara digital melalui aplikasi SRIKANDI akan sangat membantu kita dalam mengelola dokumen dengan lebih efisien. Pencarian dokumen yang dulu membutuhkan waktu berjam-jam, kini bisa dilakukan dalam hitungan detik. Ini adalah langkah maju dalam reformasi birokrasi kita,” ujar Kepala Dispursip.
Narasumber yang merupakan tenaga ahli kearsipan memberikan materi komprehensif tentang pengelolaan arsip aktif sesuai standar nasional. Arsip aktif adalah arsip yang masih sering digunakan untuk keperluan administrasi sehari-hari dan harus dikelola dengan sistem yang memudahkan akses namun tetap menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen.
Dalam pelatihan ini, peserta diajarkan cara mengoperasikan aplikasi SRIKANDI mulai dari registrasi dokumen masuk, pemberian kode klasifikasi sesuai dengan tata naskah dinas, penyimpanan digital, pembuatan daftar arsip, hingga proses peminjaman dan pengembalian arsip. Setiap tahapan dijelaskan secara detail dengan simulasi langsung menggunakan komputer.
Para peserta yang merupakan pengelola arsip dari berbagai SKPD mengikuti pelatihan dengan antusias. Mereka melakukan praktik langsung memasukkan data arsip ke dalam sistem, mencoba fitur pencarian, serta mempelajari cara membuat laporan arsip yang diperlukan untuk pertanggungjawaban administratif.
Salah satu peserta menyampaikan bahwa pelatihan ini sangat bermanfaat dan memberikan pemahaman baru tentang pengelolaan arsip modern. Selama ini, pengelolaan arsip di instansinya masih menggunakan sistem manual dengan buku agenda sehingga sering mengalami kesulitan ketika harus mencari dokumen lama atau membuat laporan arsip.
“Aplikasi SRIKANDI ini sangat membantu pekerjaan kami. Semua arsip tercatat rapi, mudah dicari, dan ada sistem backup digitalnya. Kami tidak perlu khawatir lagi kehilangan dokumen penting. Terima kasih kepada Dispursip yang telah memberikan pelatihan ini,” ungkap salah satu peserta.
Fasilitator juga menjelaskan pentingnya konsistensi dalam menginput data arsip. Setiap dokumen harus diinput dengan informasi yang lengkap dan akurat, termasuk nomor surat, tanggal, perihal, asal surat, dan klasifikasi keamanan. Keakuratan data ini sangat penting untuk memudahkan pencarian dan memastikan arsip dapat dimanfaatkan secara optimal.
Selain itu, peserta juga diberikan pemahaman tentang jadwal retensi arsip, yaitu jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai gunanya. Ada arsip yang harus disimpan permanen karena memiliki nilai historis, ada yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Pemahaman ini penting agar ruang penyimpanan arsip dapat dikelola secara efisien.
Dispursip juga menyediakan dukungan teknis berkelanjutan bagi SKPD yang mengalami kendala dalam pengoperasian aplikasi SRIKANDI. Tim helpdesk siap membantu melalui telepon, email, atau kunjungan langsung ke instansi yang membutuhkan asistensi teknis.
Ke depan, Dispursip akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap implementasi aplikasi SRIKANDI di setiap SKPD. Monitoring dilakukan untuk memastikan aplikasi digunakan secara konsisten dan data arsip diinput secara lengkap. SKPD yang menunjukkan kinerja baik dalam pengelolaan arsip akan mendapatkan apresiasi.
Pemerintah Kota Palangka Raya menargetkan agar seluruh SKPD dapat menerapkan sistem kearsipan digital secara penuh dalam waktu dekat. Dengan sistem yang terintegrasi, diharapkan pengelolaan arsip menjadi lebih profesional, dokumen penting terlindungi, dan pelayanan administrasi kepada masyarakat dapat berjalan lebih cepat dan akurat.
Transformasi digital dalam pengelolaan arsip ini sejalan dengan visi pemerintahan berbasis teknologi informasi yang transparan, akuntabel, dan efisien. Dengan pengelolaan arsip yang baik, setiap keputusan dan kebijakan yang diambil pemerintah kota memiliki landasan dokumentasi yang kuat dan dapat dipertanggungjawabkan kepada publik.
